Przekąski i posiłki dla pracowników to coś więcej niż dodatek zapewniany pracownikowi przez pracodawcę. Wiadomo, że inwestycja w kanapki podobnie jak inne koszty firmowe niesie za sobą także skutki prawne i podatkowe. Jakie konkretnie i czy takie działanie może być opłacalne? Wyjaśniamy wszelkie wątpliwości w tej kwestii.
Dla kogo posiłki w pracy?
Rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów wskazuje kto musi mieć zapewniony posiłek od pracodawcy. Firmy są zobligowane żywić dość nieliczną grupę. Mowa bowiem o najciężej pracujących, którym posiłek regeneracyjny ma zapewnić siłę po dużym wydatku energetycznym. W przypadku mężczyzn posiłek tego typu przysługuje, gdy wydatek energii w ciągu dnia pracy wynosi ponad 2000 kcal, w przypadku kobiet 1100 kcal. Nieco mniej restrykcyjne zasady dotyczą pracujących na zewnątrz w okresie zimowym lub pracowników wykonujących obowiązki w zamkniętych pomieszczeniach, gdzie temperatura jest niższa niż 10 stopni albo wyższa niż 25 stopni. Takie posiłki powinny spełniać konkretne normy związane z kalorycznością oraz zawartością białka, tłuszczów i węglowodanów. Więcej na ten temat piszemy w osobnym artykule: Posiłki profilaktyczne dla pracownika — kiedy pracodawca musi je zapewnić
A co z pozostałymi? Ci którzy w swojej pracy nie ponoszą dużych wydatków energetycznych (na przykład pracując w biurze) nie otrzymują posiłków za darmo. Zwykle organizują je we własnym zakresie i jedzą korzystając z ustawowej 15-minutowej przerwy przysługującej na 8-godzinnej zmianie.
Co zamiast posiłków profilaktycznych? Benefity żywieniowe dla pozostałych pracowników.
Choć nie otrzymują energetycznych posiłków na koszt pracodawcy zatrudnieni często mogą liczyć na inne benefity żywieniowe. Wśród nich można wyróżnić świadczenia przysługujące konkretnemu pracownikowi takie jak karty lunchowe czy dofinansowanie do posiłków, a także dostawy żywności, która jest dostępna dla wszystkich w częściach wspólnych (na przykład w firmowej kuchni). W tej drugiej kategorii dostarczane są od lat owoce. Często jednak pojawia się zapotrzebowanie na coś bardziej konkretnego — sałatki, zupy czy kanapki. Nie ma wątpliwości, że to korzystne rozwiązanie dla samych pracowników. Co jednak będzie o tym sądzić firmowa księgowa?
Dostawy kanapek do firmy — co z podatkiem CIT?
Na pewno warto wyjaśnić, czy wydatki poniesione na jedzenie dla pracowników mogą być kosztem podatkowym na gruncie CIT. Mówiąc prościej, czy kanapka może być traktowana jako koszt uzyskania przychodu?
Szybka analiza wskazuje, że TAK. Wydatek ponoszony przez pracodawców na zakup gotowych, lekkich posiłków (takich jak kanapkii) udostępnianych pracownikom w miejscu pracy, ma charakter racjonalny gospodarczo i pozostaje w funkcjonalnym pośrednim związku z przychodami. Regularne odżywianie w czasie pracy wpływa bowiem pozytywnie na koncentrację, utrzymanie sprawności psychofizycznej oraz ogólną wydajność pracowników. Dzięki udostępnieniu posiłków w miejscu pracy eliminowana jest konieczność opuszczania zakładu pracy w celu zakupu jedzenia, co ogranicza czas przestojów i zwiększa ciągłość wykonywania obowiązków.
Jednocześnie udostępnianie pracownikom zakupionych kanapek przez pracodawców wpływa korzystnie na klimat i kulturę organizacyjną. W rezultacie zwiększa się lojalność pracowników, co ogranicza poziom rotacji oraz związane z tym koszty rekrutacji i wdrożeń, a za to podnosi poziom satysfakcji z pracy i zaangażowania. Utrzymanie stabilnego, zaangażowanego i wydajnego zespołu pracowniczego stanowi zatem element zabezpieczenia przychodów pracodawców.
Niektórzy mogą mieć jednak wątpliwości, argumentując, że kosztami uzyskania przychodu nie mogą być paragony z restauracji, które są wyłączane jako koszty reprezentacji. Kwestię wyjaśnia jednak klarownie wyrok NSA z dnia 12 kwietnia 2023 (sygn. akt: II FSK 2469/20).
Koszty reprezentacji mają na celu przede wszystkim stworzenie u kontrahentów podatnika ogólnego pozytywnego odbioru podatnika i jego działalności gospodarczej. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.
W przypadku kanapek w firmowej kuchni nie zostaje spełniony cel w postaci kreowania wizerunku na zewnątrz, dlatego takie koszty jak najbardziej można odliczyć.
Podsumowując:
- zamówienie na kanapki może być kosztem uzyskanie przychodu, który odlicza się od podatku
- ogólnodostępne kanapki i inne przekąski i w miejscu pracy nie są kosztem reprezentacji.
Kanapki dla pracowników a PIT
W dalszej kolejności należy przeanalizować to, czy udostępnianie kanapek dla pracowników stanowi dla nich przychód np ze stosunku pracy i tym samym — czy na pracodawcach ciążą w związku z tym obowiązki płatnika.
Warto podkreślić, że uznanie świadczenia za przychód pracownika podlegający opodatkowaniu w PIT wymaga spełnienia 3 warunków:
- świadczenie powinno być przekazane za zgodą pracownika
- świadczenie powinno przynosić wymierną korzyść pracownikowi
- korzyść powinna być przypisana konkretnemu pracownikowi.
W przypadku ogólnodostępnych darmowych kanapek, owoców czy innych przekąsek takie przesłanki nie występują.
Darmowe przekąski są dostępne dla wszystkich, przynoszą korzyść pracodawcy w postaci bardziej wydajnej pracy najedzonego pracownika oraz trudno przypisać konkretną korzyść danej osobie, ponieważ wszyscy korzystają z benefitów żywieniowych w takim zakresie w jakim chcą, bez ewidencji i mierzenia liczby zjedzonych porcji.
Krótko mówiąc: zamówienie kanapek dostępnych bezpłatnie dla pracowników nie powoduje skutków podatkowych w zakresie PIT.
Kanapki dla pracowników a ZUS
Niektóre świadczenia dla pracowników traktowane są jako przychód i podlegają nie tylko opodatkowaniu, ale także wliczane są to podstawy od której odprowadzane są składki ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W przypadku kanapek nie dochodzi jednak do takiej sytuacji z tych samych powodów, które sprawiają, że koszt kanapek nie jest przychodem.
W przypadku innych benefitów żywieniowych takich, gdzie można przypisać konkretny posiłek do pracownika, zwolnienie z ZUS jest limitowane i wynosi maksymalnie 450 złna pracownika miesięcznie. W przypadku ogólnodostępnych posiłków i przekąsek nie ma limitu tych wydatków ani konieczności dokładnego ewidencjonowania.
Kanapki dla pracowników — najbardziej korzystny benefit żywieniowy!
Wsparcie żywieniowe dla pracowników może przybierać różne formy i bez wątpienia jest w większości firm potrzebne. Według badania „Żywieniowe nawyki pracujących Polaków” aż 36% zatrudnionych często pracuje z uczuciem głodu, a dyskomfort z tego powodu sprawia, że są mniej efektywni. Co więcej dla 43% respondentów z tego badania zdrowe jedzenie jest za drogie.
Zapewnienie dostępu do dobrej jakości przekąsek i posiłków to kwestia, którą można rozwiązać na kilka sposobów. Efekt dla pracownika w postaci pełnego żołądka i większej satysfakcji może być podobny, ale skutki podatkowe zupełnie różne.
Inflacyjna podwyżka wynagrodzenia dla pracowników, po to, żeby mogli kupować lepszą żywność do pracy (i nie tylko) wiąże się oczywiście z podatkiem dochodowym od kwoty brutto oraz zwiększa podstawę do składek ZUS.
Karty lunchowe także generują dodatkowe koszty podatkowe, ponieważ są traktowane jako przychód ze stosunku pracy. Trzeba od nich naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dodatkowo jeśli karta jest finansowana ze środków obrotowych firmy powoduje konieczność opodatkowania PIT. Podatku można uniknąć finansując karty lunchowe z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) ale tylko do kwoty 1000 złrocznie na pracownika z koniecznością ewidencjonowania każdego wydatku na ten cel dla konkretnej osoby.
W związku z tym najkorzystniejszą opcją pozostaje zapewnienie ogólnodostępnych bezpłatnych przekąsek i posiłków takich jak kanapki. Za tym rozwiązaniem przemawia nie tylko wygoda, prostota i jakość tego rodzaju jedzenia, ale też firmowe koszty.
Kanapki dla pracowników to:
- brak dodatkowych kosztów podatkowych
- brak konieczności odprowadzania składek ZUS
- wykorzystanie budżetu w pełni na potrzeby żywieniowe pracowników
- możliwość uwzględnienia tego wydatku jako koszty uzyskania przychodu.
Chcesz wypróbować to smakowite rozwiązanie?
