Kauzula informacyjna dotyczą przetwarzania danych osobowych

BETTERWORKPLACE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Raszynie, ul. Modułowa 3, 05-090 Raszyn, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 30.000,00 zł, KRS: 0001219178, NIP: 6793077034, REGON: 122432943

1. Cele przetwarzania

Dane osobowe osób wskazanych do kontaktu będą przetwarzane w celu:

• prowadzenia korespondencji i dokonywania ustaleń w związku z zawartą umową – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), a prawnie uzasadniony interes polega na umożliwieniu sprawnego wykonywania umowy, w tym ustalania warunków zawarcia umowy z kontrahentem oraz ułatwienia komunikacji związanej z jej wykonaniem, a także ustalenia osób odpowiedzialnych za wykonywanie umowy i uprawnionych do kontaktów w ramach wykonywania umowy;
• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z obsługą zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, a w zakresie szczególnych kategorii danych – art. 9 ust. 2 lit. g) RODO);
• ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa, a podstawą przetwarzania w takim wypadku jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), który polega na dochodzeniu i ochronie swoich praw przez Administratora.

2. Kategorie danych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

• Zgodnie z art. 13 ust. 1 RODO - dane identyfikacyjne / dane kontaktowe / dane do rozliczeń - imię i nazwisko, firma, adres zamieszkania (siedziby), adres do doręczeń, stanowisko/posiadane uprawnienia, nr konta bankowego, NIP, REGON, numer telefonu, e-mail, strona www;
• inne dane przekazane w ramach współpracy lub zgłoszenia, np. w ramach systemu dla sygnalistów ujętego w treści art. 9 ust. 2 lit g RODO.

3. Podstawa prawna

Dane przetwarzane są zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami (w tym: rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [RODO] oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1781 z późn. zm.).

4. Źródła danych

Dane mogą być pozyskiwane na podstawie wyżej wymienionych przepisów:

• art. 6 ust. 1 RODO - od osoby, której dane dotyczą,
• art. 6 ust. 1 RODO - od kontrahenta, którego osoba ta reprezentuje lub działa pełnomocnik,
• w ramach zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę.

Administrator może przetwarzać Państwa dane dla dalszych celów w przypadku pozyskania zgody uregulowanej w art. 6 ust. 1 lit. a) w związku treścią art. 24 ust. 1 RODO.

W sytuacji gdy dane przetwarzane są w oparciu o zgodę – macie Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie na podstawie art. 17 ust. 1 (prawo do bycia zapomnianym), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem na podstawie wyżej wymienionych przepisów.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, z tym że niektóre dane mogą być niezbędne celem zawarcia i wykonania umów z Administratorem na podstawie art. 6 ust.1 lit a) w związku z art. 6 ust. 1 lit. 3) RODO.

6. Okres przechowywania danych

Państwa dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne, z uwzględnieniem brzmienia art. 7 RODO tj. nie dłużej niż przez okres przewidziany prawem (dla celów statystycznych czy podatkowych) lub okres przedawnienia ew. roszczeń Administratora na podstawie art. 18 ust. 1 lit) RODO.

7. Odbiorcy danych

Dane przez Państwa udostępnione mogą być na podstawie art. 6 ust. 1 RODO w związku z art. 6 ust. 2 RODO i przekazane jedynie instytucjom upoważnionym z mocy prawa lub podmiotom trzecim, z których korzystamy przy przetwarzaniu, tj. podwykonawcy, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, pracownicy, kontrahenci, ubezpieczyciele, kancelarie prawne, audytorzy, biura rachunkowo-księgowe, podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Administratorem.

8. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane mogą zostać przekazane do państwa trzeciego. Transfer danych poza terytorium Europejskiego Obszaru Geograficznego odbywać się będzie zgodnie z w związkiem z art. 23 ust. RODO.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Biorąc pod uwagę brzmienie art. 24 ust.1 RODO który stanowi że: „Uwzględniając charakter, zakres. kontekst i cele oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem (RODO) i aby móc to wykazać” – należy wskazać, że Administrator nie będzie przetwarzał danych w sposób zautomatyzowany, skutkujący wydaniem decyzji wywołującej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływający – w tym poprzez profilowanie.

10. Prawa osób, których dane są przetwarzane

Osobom, których dane są przetwarzane, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych na podstawie art. 7 ust 1 RODO, ich sprostowania na mocy art. 16 RODO, ich usunięcia na mocy art. 17 RODO, ograniczenia przetwarzania na mocy art. 13 RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ma podstawie art. 18 RODO;
• przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych w RODO;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku danych przetwarzanych w ramach systemu zgłoszeń sygnalistów – w celu zapewnienia anonimowości sygnalisty, wykonanie niektórych praw może być ograniczone zgodnie z przepisami prawa.

11. Środki ochrony prawnej

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.  

Dla pełnej informacji o prawach i obowiązkach dotyczących danych osobowych Administrator wskazuje następujące przepisy Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r, w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i sprawie przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy i w sprawie 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO:  

• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i takim zakresie, w jakim spełniony jest co najmniej jeden z poniższym warunków gdy przewarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez osobę trzecią lub w ramach z wyjątkiem sytuacji gdy w przetwarzane jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
• ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, który stanowi przetwarzanie w zakresie szczególnych kategorii danych) stanowiący w treści Ust. 1 który stanowi, że: „zabrania się przetwarzania danych osobowych jeżeli jest spełniony jest jeden z poniższych rachunków (art. 6 ust. 1 w związku art. 9 ust. lit)g czyli przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą; art. 28 § 32 – 36 RODO."

‍